Bereitstellen von Literatur für die Digitalisierung


#1

Liebe Goobi-Anwender!

Mit welchem Arbeitsschritt beginnen Sie den Goobi-Workflow? Bei uns sind die ersten Schritte “Vorgang anlegen” und danach “Vorlage scannen”.
Vor dem Scannen aber gibt es noch weitere Tätigkeiten, die man als “Bereitstellen” bezeichnen könnte.
Zuerst muss man entscheiden, was überhaupt (in einem Projekt) digitalisiert werden soll (Auswahl), anschließend prüfen wir, ob der gewünschte Titel schon von einer anderen Bibliothek digitalisiert wurde (Vorakzession), der Restbestand wird dann bestellt, auf ein Dienstkonto verbucht und anschließend katalogisiert. Erst danach startet der Goobi-Workflow.
Die Phase der Bereitstellung ist relativ komplex - insbesondere in den Phasen “Auswahl” und “Vorakzession”. Denn in diesen Phasen der Literaturselektion müssen immer wieder einzelne Titel nach bestimmten Merkmalen unterschieden und neu bewertet werden. Sie wandern dann in zahlreiche Unter-Listen für die spätere Bearbeitung. Bsp.: Bestimmte Themen werden für besondere Projekte zurückgestellt, Konvolute werden für Autopsie vorgemerkt, bei Fremddigitalisaten wird der Link festgehalten.
Bisher arbeiten wir hier mit wenigstens einer komplexen Excel-Tabelle pro Erscheinungsjahr. Um hier über viele Jahre nicht den Durchblick zu verlieren, wäre es besser, alle Daten an einer Stelle zu haben.

Welche Lösungen haben Sie hierfür in Ihren Bibliotheken?
Goobi eignet sich m.E. nicht, weil der Workflow keine Verzweigungen zulässt und auch weil die Bearbeitung als Einzelaufgabe (aufrufen, Metadatum eintragen, Aufgabe abschließen) zu lange dauert.
In einer Access-Datenbank hat man immer noch - irgendwann unzählige - Einzeltabellen. Oder geht es auch anders? Hat jemand hiermit Erfahrung?
Hat jemand Erfahrung damit, Literaturselektionen und Weiterleitungen in Arbeitsprozessen über Abrufzeichen im CBS abzuwickeln?

Gibt es eventuell für diese Zwecke spezielle Software?

Herzlichen Dank im Voraus für Ihre Ideen
Sybille von Rüden


#2

Liebe Frau von Rüden,

ich selber weiß nicht wie andere Bibliotheken arbeiten bin aber auch daran interessiert mehr über diese Vorgänge zu erfahren.
Ich bin aber schon der Ansicht, dass ein entsprechendes Plugin in Goobi workflow hier unterstützen könnte. Schön wäre natürlich, wenn die Geschäftsgänge über Einrichtungsgrenzen hinweg ähnlich sind um eine gemeinsame Lösung zu entwickeln. Deswegen freue ich mich über eine Bestandsaufnahme und Erfahrungsberichte aus anderen Einrichtungen.

Viele Grüße in den Norden sendet,

Jan Vonde :slight_smile:


#3

Liebe Frau von Rüden

die Häuser, die ich kenne, arbeiten eigentlich alle ähnlich wie Sie beschreiben. Es gibt eine Selektion von Werken nach einer oft recht komplexen Kriterienliste. Dann beginnt das Abenteuer mit einem Export aus der Datenbank oder aus dem Katalog. Die meisten Häuser verwalten eine mehr oder minder grosse Anzahl von Projektlisten, Batches, Losen, usf. In unserem Bibliothekskatalog sind wir sehr eingeschränkt, Daten hinsichtlich des konservatorischen Zustands und der Digitalisierbarkeit zu hinterlegen. Momentan überlegen wir uns, wie wir eine Objektdatenbank anlegen könnten, damit die vielen Informationen eben an einem Ort bleiben. Das intensive Arbeiten an den Objekten führt zu wertvollem Wissen über den Zustand, das eine Institution am besten langfristig sichern und nutzen sollte. Ich denke jetzt nicht gerade an ein Goobi-Plug-In, sondern eine relativ einfache Datenbank ausserhalb aber vielleicht mit der Möglichkeit von Massenimporten / Anlegen von vielen Vorgängen und Laufzetteln. Möglicherweise kann auch Intranda da helfen. Herausfordernd sehe ich aber die Kalibrierung der Bedürfnisse über mehrere Institutionen hinweg. Danke dass Sie das Thema hier angesprochen haben.
mit freundlichen Grüssen, Elias Kreyenbühl


#4

Liebe Frau von Rüden,

bei uns startet der Workflow ebenfalls mit dem Anlegen eines Vorganges. Die Prüfung, ob das Werk schon in einer anderen Einrichtung digitalisiert wurde, findet vorher statt. Der Bestellvorgang des Werkes aus dem Magazin wird ebenfalls nicht vom Workflow erfaßt. Unser Workflow endet mit exportieren in den Goobi Viewer, bzw. verschieben der Master-Images auf ein dafür definiertes Volume.

Was die Dokumentation angeht, welche Werke noch zur Digitalisierung anstehen, arbeite ich selbst hauptsächlich über Abrufcodes im PICA-CBS. Dafür selektiere ich via Abrufcode die Werke eines Projektes und filtere die Treffer ab, an denen auf Exemplarebene der Vermeek “Digitalisat vorhanden” eingetragen wurde.


#5

Liebe Frau von Rüden,
bei uns scheint die Phase der Bereitstellung ähnlich abzulaufen wie bei Ihnen. Wir erstellen aus unserem Bibliothekssystem Aleph nach bestimmten Kriterien eine Titelliste in eine Excel-Tabelle, die dann bewertet, usw. wird. Mit Serienbrief erstelle ich daraus Auftragsblätter mit den genauen Angaben für die Aushebung und das Scannen beim externen Dienstleister. Aus einem Derivat dieser Excel-Tabelle als Input für das Erstellen der Vorgänge werden diese automatisch erstellt.
Ja, das mit den Tabellen kann sehr schnell unübersichtlich werden.
Beste Grüsse, Meinrad Büchel